Geschäftsordnung für die Gesellschafterversammlung
Die ordentliche Gesellschafterversammlung findet in den ersten sechs Monaten eines jeden Geschäftsjahres statt.
Die Gesellschafterversammlung ist in Abstimmung mit dem Vorsitzenden schriftlich mit einer Frist von vier Wochen unter Beifügung der Tagesordnung durch den Geschäftsführer einzuberufen. Der Geschäftsführer hat die Gesellschafterversammlung einzuberufen, wenn dies Gesellschafter mit zusammen mindestens 20 Prozent Beteiligung am Stammkapital oder mindestens zwei Gesellschafter verlangen. Kommt die Geschäftsführung einem solchen Verlangen nicht innerhalb einer Frist von drei Wochen nach, ist der Gesellschafter, der ein solches Verlangen gestellt hat, berechtigt, die Gesellschafterversammlung unter Einhaltung vorgenannter Form und Frist selbst einzuberufen. Die Gesellschafter können auf die Einhaltung der Formvorschriften verzichten.
Die Tagesordnung wird in Abstimmung mit dem Vorsitzenden vom Geschäftsführer festgelegt. Die Gesellschafterversammlung muss vor Eintritt in die Tagesordnung die Beschlussfähigkeit feststellen. Die Gesellschafterversammlung kann vor Eintritt in die Tagesordnung beschließen, einzelne Tagesordnungspunkte abzusetzen, deren Reihenfolge zu ändern oder gleichartige Tagesordnungspunkte zusammenzufassen.
Der Vorsitzende leitet die Gesellschafterversammlung. Er kann sich durch ein anderes Mitglied der Gesellschafterversammlung vertreten lassen.
Die Gesellschafterversammlung ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen ist und 75 Prozent des Gesellschaftskapitals vertreten sind. Wird dies nicht erreicht, so ist innerhalb von drei Wochen eine zweite Gesellschafterversammlung mit derselben Tagesordnung einzuberufen. Die Gesellschafterversammlung ist sodann ohne Rücksicht auf das vertretene Kapital beschlussfähig. Auf diese Rechtsfolge ist in der zweiten Einladung hinzuweisen.
Die Gesellschafter benennen ihre Vertreter. Sie können sich aufgrund schriftlicher Vollmacht durch einen Angehörigen eines rechts-, steuerberatenden oder wirtschaftsprüfenden Berufs, der gesetzlich zur Berufsverschwiegenheit verpflichtet sein muss, vertreten lassen. Auch andere Personen als die derzeit benannten Vertreter können die Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung vertreten.
Über die Verhandlungen und Beschlüsse der Gesellschafterversammlung ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist. Die Protokollführung obliegt dem Geschäftsführer. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt in der folgenden Sitzung der Gesellschafterversammlung.
Diese Geschäftsordnung tritt nach der Zustimmung durch die Gesellschafterversammlung in Kraft.
Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die in Abstimmung mit dem Vorsitzenden schriftlich mit einer Frist von vier Wochen unter Beifügung der Tagesordnung durch den Geschäftsführer einberufen werden. Stellen zwei Mitglieder des Aufsichtsrats oder der Geschäftsführer einen Antrag auf Einberufung der Sitzung, so ist diesem Antrag zu entsprechen. Der Geschäftsführer ist auf Verlangen des Vorsitzenden verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen und alle gewünschten Auskünfte zu erteilen.
Die Tagesordnung wird vom Geschäftsführer in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats festgelegt. Der Aufsichtsrat muss vor Eintritt in die Tagesordnung die Beschlussfähigkeit feststellen. Der Aufsichtsrat kann vor Eintritt in die Tagesordnung beschließen, einzelne Tagesordnungspunkte abzusetzen, deren Reihenfolge zu ändern oder gleichartige zusammenzufassen.
Der Vorsitzende leitet die Aufsichtsratssitzungen. Im Falle seiner Verhinderung übernimmt dies der Stellvertretende Vorsitzende.
Über die Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrats ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Vorsitzenden und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist. Die Protokollführung obliegt dem Geschäftsführer. Die Genehmigung des Protokolls erfolgt in der folgenden Sitzung des Aufsichtsrates.
Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn 3/4 der Aufsichtsratsmitglieder an der Beschlussfassung mitwirken. Der Aufsichtsrat fasst seine Beschlüsse mit qualifizierter Mehrheit von 3/4 der vorhandenen Stimmen. Ein Aufsichtsratsmitglied kann ein anderes Aufsichtsratsmitglied schriftlich bevollmächtigen, an seiner Stelle abzustimmen. Bei Personalangelegenheiten sind die Vertreter der Mitarbeiter nicht stimmberechtigt.
Die Beschlussfassung des Aufsichtsrats kann auch schriftlich in elektronischer Form und telefonisch erfolgen, wenn kein Aufsichtsratsmitglied widerspricht. Beschlüsse, die auf diese Weise außerhalb der Sitzungen des Aufsichtsrats gefasst werden, müssen den Aufsichtsratsmitgliedern umgehend schriftlich zugestellt werden. Sie gelten als genehmigt, wenn nicht binnen zehn Tagen ein schriftlicher Widerspruch beim Vorsitzenden des Aufsichtsrats eingegangen ist.
Willenserklärungen des Aufsichtsrates werden vom Vorsitzenden oder, bei seiner Verhinderung, von seinem Stellvertreter abgegeben.
Diese Geschäftsordnung tritt nach Zustimmung durch die Gesellschafterversammlung in Kraft.
Statut für den Beirat
Aufgaben: Der Beirat berät das Grimme-Institut bei der Ausgestaltung und Durchführung des Grimme-Preises, des Grimme Online Award sowie bei der personellen Entwicklung der Nominierungskommissionen und der Jurys. Dabei benennt der Deutsche Volkshochschulverband (DVV) die vorzusehenden Vertreterinnen / Vertreter der Volkshochschulen.
Besondere Ehrung: Der Beirat unterbreitet dem Vorstand des DVV drei Vorschläge für die vom Preisstifter vergebene Besondere Ehrung. Der Vorstand des DVV trifft die Entscheidung über die Vergabe der Besonderen Ehrung und kann von den Vorschlägen des Beirates abweichen.
Zusammensetzung und Amtszeit:
Der Beirat besteht aus neun Mitgliedern. Dem Beirat gehören drei vom DVV-Vorstand und sechs vom Grimme-Institut benannte Sachverständige an. Die vom Grimme-Institut benannten Sachverständigen sind vom Aufsichtsrat zu bestätigen.
Die Amtszeit der Mitglieder des Beirates beträgt drei Jahre. Eine wiederholte Benennung ist zulässig. Scheidet ein Mitglied des Beirates während der Amtszeit aus, erfolgt eine Nachbesetzung für die restliche Dauer der Amtszeit der / des Ausgeschiedenen. Die Mitglieder des Beirates sind ehrenamtlich tätig und erhalten für ihre Tätigkeit keine Vergütung.
Dem Beirat darf nicht angehören, wer unmittelbare Interessen an der Verleihung des Grimme-Preises oder des Grimme Online Award hat.
An den Sitzungen des Beirates nehmen für das Grimme-Institut die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer und die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Grimme-Preises und des Grimme Online Award teil.
Sitzungen: Der Beirat tritt zweimal jährlich zusammen. Die Geschäftsführerin / der Geschäftsführer des Grimme-Instituts lädt ein und leitet die Sitzung.
